ITERA NEWS. Unit Umum Institut Teknologi Sumatera (ITERA) menggelar studi banding tentang administrasi umum ke Universitas Lampung dan Politeknik Negeri Lampung. Kegiatan yang diadakan selama empat hari hingga, Selasa, 02 Februari 2021, bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan tenaga kependidikan yang bertugas di bidang administrasi umum khususnya arsiparis dan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD).

Subkoordinator Umum ITERA, Sutaryanto, A.Md., mengatakan ITERA yang merupakan perguruan tinggi baru mempunyai tanggung jawab dalam memberikan pelayanan administrasi yang mumpuni. Hal itu tentunya dilakukan untuk menunjukan citra baik serta menjadikan ITERA sebagai PTN terbaik di Pulau Sumatera, hingga seluruh Indonesia. Menurut Sutaryanto, untuk memberikan pelayanan prima kepada sivitas akademika maupun masyarakat sebagai stakeholder ITERA maka perlu dilaksanakan studi banding untuk peningkatan pengetahuan mengenai pengadministrasi umum. Baik mengenai proses tata kelola arsiparis, lalu lintas surat, dan pelaksanaan perjalanan dinas.

“Tujuan kegiatan ini adalah untuk memberikan pemahaman luas tentang cara mengantisipasi surat yang bersifat mendesak, solusi untuk mengatasi adanya surat yang tidak sampai ke alamat yang dituju dan sistem pengarsipan yang baik. Selain juga tata laksana perjalanan dinas sehingga dapat bersama-sama meningkatkan citra baik pelayanan di ITERA,” ujar Sutaryanto.

“Tujuan kegiatan ini adalah untuk memberikan pemahaman luas tentang cara mengantisipasi surat yang bersifat mendesak, solusi untuk mengatasi adanya surat yang tidak sampai ke alamat yang dituju dan sistem pengarsipan yang baik. Selain juga tata laksana perjalanan dinas sehingga dapat bersama-sama meningkatkan citra baik pelayanan di ITERA.”

Tingkatkan Pengetahuan

Kegiatan studi banding tersebut diapresiasi oleh Kepala UPT Kearsipan Unila Drs. Zulkarnain, M.Si. Dia mengatakan kegiatan studi banding yang dilakukan ITERA sangat tepat dalam peningkatan pengetahuan tenaga kependidikan dalam pengelolaan administrasi umum kampus setempat. Khususnya pengarsipan, diakuinya, kegiatan tersebut terkandang dipandang sebelah mata. Padahal arsip yang dikatakan hanya selembar kertas namun dalam pelaksanaannya sangat rumit. “Jika sudah benar melakukan pengarsipan maka semua akan tertata dengan baik dan tertib administrasi akan tercapai,” katanya saat ditemui di ruang UPT Kearsipan Unila, Kamis (28/1).

Ditambahkan Koordinator UPT Kearsipan Unila Sudirman, S.Sos., M.Si., arsip merupakan darah dalam organisasi. Artinya, arsip memegang peranan penting dalam mewujudkan pemerintahan yang bersih. Dia mengungkapkan, arsip terbagi atas dua jenis yakni arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan penciptaarsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip jenis ini terdiri atas arsip aktif, inaktif dan vital. Sementara arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan.

Dia berharap, ITERA dapat melakukan pengarsipan seluruh dokumen dengan baik. Meski diakuinya hal itu bukan hanya menjadi tanggung jawan tenaga kependidikan arsiparis namun juga semua pihak termasuk pimpinan kampus setempat.  Kegiatan studi banding tentang arsip, pengelolaan persuratan dan perjalanan dinas juga akan dilakukan di Politeknik Negeri Lampung, pekan depan. (Rilis/Humas)